Organizacja wycieczki szkolnej krok po kroku -  Poradnik

Organizacja wycieczki szkolnej wymaga sporego zaangażowania i skrupulatnego planowania. 

Odpowiedzialność za takie planowanie można przekierować na biuro podróży. 

Profesjonalny organizator turystyki (biuro podróży wpisane do Ewidencji Touroperatorów) przejmuje wszystkie obowiązki związane z przygotowaniem wyjazdu, a także odpowiada za bezpieczeństwo uczniów w zakresie realizacji imprezy turystycznej. 

W tym artykule przedstawimy proces organizacji wycieczki szkolnej od planowania aż po rozliczenie finansowe. Przyjrzymy się krok po kroku, jak zorganizować wycieczkę szkolną, aby była udana i bezpieczna.

Organizacja wycieczki szkolnej krok po kroku

Pierwszym krokiem w organizacji wycieczki szkolnej jest precyzyjne zaplanowanie jej celu i programu. Warto zastanowić się nad zainteresowaniami i potrzebami uczniów, a także ich możliwościami fizycznymi. Na przykład młodsze klasy mogą lepiej odnaleźć się na jednodniowych wycieczkach z prostym programem, natomiast starsi uczniowie mogą uczestniczyć w bardziej intensywnych, kilkudniowych wyprawach. Podnoszenie sprawności fizycznej dzieci to na pewno duża zaleta organizacji takich wyjazdów. Jednak lepiej by wycieczka szkolna nie wymagała od uczniów przygotowania kondycyjnego.

Decydując się na organizację wyjazdu, szkoła może wybrać samodzielne działanie lub współpracę z touroperatorem. Zgodnie z ustawą, szkoły mogą organizować samodzielnie wyjazdy lub zlecić całość planowania wycieczki szkolnej podmiotom, których działalność obejmuje organizację imprez turystycznych z zakresu krajoznawstwa. Współpraca z biurem podróży organizującym specjalistyczne wycieczki krajoznawczo–turystyczne pozwala na uniknięcie wielu formalności i znacznie ułatwia proces planowania. 

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem legalnie działające biuro podróży (wpisane do Ewidencji Organizatorów Turystyki) przejmuje pełną odpowiedzialność za całość realizowanych podczas wycieczki świadczeń. Równocześnie pieniądze wpłacane na wycieczkę szkolną przez rodziców dzieci są zabezpieczone przez obowiązkowe zabezpieczenia wymagane ustawą o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych oraz przez Turystycznych Fundusz Gwarancyjny 

Zastanawiając się nad programem wycieczki szkolnej warto pomyśleć o zróżnicowanym planie, który połączy zabawę z nauką np. gry terenowe z elementami nauki o funkcjonowaniu rodzimego środowiska przyrodniczego lub różnych dziedzin życia społecznego. Nieodzowne będzie wcześniejsze poznawanie zasad bezpiecznego zachowania na wycieczce.

Konsultacje i zgoda na organizację wycieczki

To szkoła organizuje wycieczkę, dlatego zgodę na nią wyraża jej dyrektor. Zatem ważne jest, aby decyzja o wycieczce była odpowiednio wcześniej skonsultowana z dyrektorem, rodzicami i uczniami. Już na wstępnym etapie należy poinformować wszystkie zainteresowane strony o planach wyjazdowych, niezależnie od tego, czy wycieczka jest krajowa, czy zagraniczna.

Należy pamiętać, iż wyjazdy zagraniczne muszą zostać zgłoszone do właściwego dla placówki oświatowej kuratorium oświaty. Zgłoszenia takiego dokonuje dyrektor szkoły. 

Wyznaczenie kadry — rola opiekuna wycieczki

Wybór opiekunów wycieczki jest jednym z najważniejszych elementów organizacji wyjazdu. To dyrektor szkoły wyznacza kierownika wycieczki oraz opiekunów spośród nauczycieli lub innych osób, które spełniają wymagane kryteria. Opiekunem wycieczki może być również osoba spoza grona pedagogicznego, pod warunkiem że posiada odpowiednie kwalifikacje.

Kierownik wycieczki odgrywa istotną rolę w całym procesie. Jeśli szkoła zleca organizację wyjazdu przez organizatora turystyki, to większość zadań kierownika wycieczki przejmuje biuro podróży. To biuro opracowuje program wycieczki, zapewnia odpowiednie usługi potrzebne do realizacji wyjazdu oraz zarządza środkami finansowymi przeznaczonymi na organizację wycieczki.

Kierownik wycieczki z ramienia szkoły zajmuje się przygotowaniem regulaminu wycieczki oraz zasad bezpieczeństwa i zapoznaje z nim uczniów, rodziców i opiekunów. Kierownik jest również odpowiedzialny za określenie zadań dla opiekunów, W przypadku wyjazdów zagranicznych przynajmniej jeden z opiekunów musi znać język obcy na poziomie komunikatywnym.

Zgoda rodziców — formalność, której nie można pominąć

Rodzice lub opiekunowie prawni muszą wyrazić pisemną zgodę na udział dziecka w wycieczce. Dokumenty te powinny zawierać informacje o akceptacji regulaminu wycieczki, a także ewentualne szczegóły dotyczące zdrowia dziecka, jak przyjmowane leki czy specjalne diety. Rodzice powinni być dokładnie poinformowani o warunkach wyjazdu, programie zwiedzania oraz zasadach bezpieczeństwa.

Takie zgody zbierane są w szkole przed wyjazdem na wycieczkę. 

Ubezpieczenie uczestników wycieczki

Ubezpieczenie uczestników wycieczki to podstawa podczas wyjazdów zagranicznych. W przypadku wycieczek organizowanych w kraju zgodnie z rozporządzeniem MEN z dnia 28 sierpnia 2014 roku nie ma obowiązku ubezpieczania uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Mimo to wiele szkół decyduje się na zawarcie umowy ubezpieczenia zbiorowego na początku roku szkolnego, co daje dodatkowe zabezpieczenie.

Wycieczki zagraniczne natomiast wymagają obowiązkowego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia. Jeśli organizacja wycieczki jest prowadzona przez biuro podróży, wówczas ubezpieczenie jest automatycznie zapewnione przez organizatora, co jest ustawowym wymogiem. Dodatkowo wskazane jest, aby kierownik oraz opiekunowie posiadali ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na czas trwania wycieczki.

W przypadku wyjazdów na terenie Unii Europejskiej dobrze jest wyrobić dziecku eurpejską kartę ubezpieczenie zdrowotnego EKUZ. W krajach UE czasem znacznie ułatwia to korzystanie z podstawowej opieki zdrowotnej w przypadku nagłego zachorowania. 

Dokumentacja wycieczki — co jest wymagane?

Ważnym krokiem w organizacji wycieczki jest przygotowanie pełnej dokumentacji, która obejmuje kartę wycieczki, listę uczestników oraz inne wymagane dokumenty. Karta wycieczki powinna zawierać takie informacje jak cel wyjazdu, miejsce, termin, dane kontaktowe do kierownika wycieczki, liczbę uczestników i opiekunów oraz program wycieczki. Wzór karty wycieczki można bez problemu pobrać w internecie – jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2018 r.

W przypadku wycieczek zagranicznych dodatkowym obowiązkiem dyrektora jest poinformowanie organu prowadzącego (np. gminy) oraz kuratorium o organizowanej wycieczce. Do zgłoszenia należy dołączyć kartę wycieczki, oświadczenie o posiadaniu zgód rodziców oraz potwierdzenie ubezpieczenia uczestników.

Finansowanie i rozliczenie wycieczki

Finansowanie wycieczki szkolnej zależy od przyjętych standardów w danej szkole. 

Zdecydowana większość wycieczek szkolnych finansowana jest z wpłat własnych rodziców. 

Placówki oświatowe mogą zawierać umowy bezpośrednio z biurami podróży, wtedy faktura za realizację wycieczki wystawiana jest bezpośrednio na szkołę, a pieniądze zbierane od rodziców w placówce i przekazywane do biura podróży na rzecz realizacji wycieczki. 

Coraz częściej wykorzystywaną formą staje się zawieranie przez biuro podróży indywidualnych umów z rodzicami lub opiekunami dzieci. Dyrektor szkoły w tym przypadku wyraża zgodę na jej organizację przez biuro podróży, ale nie bierze na siebie zobowiązania finansowego. 

Rodzic podpisując umowę indywidualną na wyjazd dziecka z biurem podróży wpłaca pieniądze bezpośrednio do biura podróży i otrzymuje fakturę indywidualną od organizatora turystyki. 

Po zakończeniu wycieczki, kierownik wyjazdu ma obowiązek dokonania rozliczenia finansowego wycieczki, które obejmuje wszystkie poniesione wydatki. W przypadku organizacji samodzielnej rozliczenie zawiera faktury i rachunki potwierdzające koszty poszczególnych usług. Jeśli wycieczka była realizowana przez biuro podróży, to potwierdzeniem rozliczenia jest podpisana umowa na organizację wyjazdu. Rozliczenie musi zostać zatwierdzone przez dyrekcję szkoły.

Solidne przygotowanie – klucz do udanej wycieczki szkolnej

Organizacja wycieczek szkolnych wymaga zaangażowania, planowania oraz dbałości o formalności. Najważniejsze etapy obejmują wstępne planowanie, konsultacje z dyrekcją i rodzicami, wyznaczenie kadry, zapewnienie ubezpieczenia oraz przygotowanie dokumentacji. Dzięki wsparciu biura podróży wiele z tych obowiązków może zostać oddelegowanych, co ułatwia organizację i pozwala na skupienie się na edukacyjnych aspektach wycieczki.

FAQ:

1. Czy można organizować wycieczki szkolne w ramach lekcji?

Tak, wycieczki szkolne mogą być częścią zajęć lekcyjnych, o ile mają cel edukacyjny zgodny z programem nauczania. Wymagane jest uzyskanie zgody dyrektora oraz dopełnienie formalności, takich jak przygotowanie dokumentów i zapewnienie bezpieczeństwa uczniów.

2. Jakie dokumenty są potrzebne przed wycieczką?

Przed wycieczką trzeba przygotować kartę wycieczki, listę uczestników, zgody rodziców i regulaminy. Przy wycieczkach zagranicznych należy dodatkowo poinformować gminę i kuratorium. Wszystkie dokumenty muszą spełniać wymogi MEN.

3. Jakie środki transportu są najczęściej wybierane?

Najczęściej wybierane środki transportu na wycieczki szkolne to autokary i pociągi. Autokary są popularne ze względu na wygodę i możliwość dowozu bezpośrednio spod szkoły. Pociągi sprawdzają się jedynie na wybranych kierunkach turystycznych, choć oferują komfort podróży są wybierane rzadziej niż transport autokarowy.